Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 25/09/2026.

1. Premessa

Questa informativa descrive come vengono trattati i dati personali degli utenti del sito officinafilarmonica.it e delle persone che partecipano alle attività dell’Associazione. È resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“Regolamento” o “GDPR”) e del D.Lgs. 196/2003 (“Codice Privacy”).

L’informativa riguarda solo questo sito e non gli altri siti eventualmente raggiungibili tramite link.

2. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è l’Associazione “Officina Filarmonica – ETS” (“Officina Filarmonica”), con sede in Via Carlo Mirabello 34, 00195 Roma, C.F. 96615960588. Email: officinafilarmonica @ gmail.com. Per qualsiasi richiesta relativa ai tuoi dati puoi scrivere a questo indirizzo.

3. Quali dati trattiamo

Dati di navigazione. I sistemi informatici del sito acquisiscono, durante il normale funzionamento, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli Internet. Si tratta di:

  • indirizzo IP;
  • data e ora della richiesta;
  • risorse richieste;
  • codice di risposta del server;
  • informazioni sul browser e sul sistema operativo.

Questi dati servono a garantire il funzionamento e la sicurezza del sito e a individuare eventuali abusi.

Dati forniti tramite moduli ed email. Quando invii una richiesta di contatto, una candidatura o una domanda di adesione come socio o volontario, raccogliamo i dati che inserisci: nome, cognome, recapiti, strumento musicale e livello di esperienza, e le altre informazioni che scegli di fornire.

Video delle audizioni. Per partecipare alle selezioni puoi inviarci video in cui compaiono la tua immagine e la tua esecuzione musicale. I video possono essere inviati tramite WeTransfer, email o WhatsApp.

Dati dei soci e dei volontari. Dati anagrafici, codice fiscale, recapiti e i dati necessari alla tenuta del libro dei soci, del registro dei volontari e alla copertura assicurativa dei volontari.

Dati delle donazioni. Nome, cognome, email, importo e, se richiesta la ricevuta per le agevolazioni fiscali, codice fiscale e indirizzo. I pagamenti sono gestiti da Stripe. I dati della carta di pagamento vengono inseriti direttamente sui sistemi di Stripe e non sono mai conservati da Officina Filarmonica.

Gruppi WhatsApp. Per organizzare prove, corsi ed eventi possiamo usare gruppi WhatsApp. Nei gruppi il tuo numero di telefono, il nome e l’eventuale immagine del profilo sono visibili agli altri partecipanti.

Immagini di prove, concerti ed eventi. Durante le attività possono essere realizzate foto e video in cui compaiono i partecipanti e, talvolta, il pubblico.

Dati per la newsletter. Indirizzo email ed eventualmente il nome, solo se hai dato il consenso all’iscrizione.

Dati dei minori. Alle attività possono partecipare anche minori. I loro dati sono forniti, o autorizzati, da chi esercita la responsabilità genitoriale.

Cookie e strumenti di analisi. Sono descritti nella Cookie Policy, che è parte integrante di questa informativa.

4. Finalità e basi giuridiche

Richieste di contatto. Trattiamo i dati per rispondere alle richieste inviate tramite il sito, via email o tramite i social. Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).

Candidature e audizioni. Trattiamo i dati e i video per valutare le candidature e selezionare i partecipanti alle attività musicali. Base giuridica: misure precontrattuali adottate su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR).

Partecipazione alle attività. Trattiamo i dati per organizzare e gestire prove, corsi, concerti ed eventi, e per inviarti le comunicazioni relative. Base giuridica: esecuzione del rapporto associativo o dell’accordo di partecipazione (art. 6.1.b GDPR).

Gruppi WhatsApp. Trattiamo il numero di telefono per inserirti nei gruppi WhatsApp usati per l’organizzazione delle attività. L’inserimento avviene solo con il tuo accordo e puoi uscire dal gruppo in qualsiasi momento. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR).

Soci e volontari. Trattiamo i dati per gestire il rapporto associativo, tenere il libro dei soci e il registro dei volontari e assicurare i volontari, come previsto dal Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 117/2017). Base giuridica: esecuzione del rapporto associativo (art. 6.1.b GDPR) e obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).

Donazioni. Trattiamo i dati per ricevere le donazioni, rilasciare le ricevute e adempiere agli obblighi fiscali. Base giuridica: esecuzione della richiesta del donatore (art. 6.1.b GDPR) e obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).

Pubblicazione di foto e video dei partecipanti. Pubblichiamo sul sito e sui nostri profili social immagini di prove, concerti ed eventi in cui compaiono i partecipanti, per documentare e promuovere le attività dell’Associazione. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR), raccolto tramite apposita liberatoria. Per i minori, il consenso è dato da chi esercita la responsabilità genitoriale. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento.

Immagini del pubblico. Durante concerti ed eventi pubblici possono essere realizzate immagini d’insieme in cui compare il pubblico, senza mettere in evidenza singole persone. Base giuridica: legittimo interesse dell’Associazione a documentare le proprie attività (art. 6.1.f GDPR). Chi si riconosce in un’immagine può chiederne la rimozione.

Newsletter. Trattiamo i dati per inviarti la newsletter con informazioni sulle attività e sugli eventi. Le email contengono un pixel che permette di misurare aperture e clic, come descritto nella Cookie Policy. Base giuridica: consenso (art. 6.1.a GDPR), revocabile in qualsiasi momento.

Sicurezza del sito. Trattiamo i dati per garantire la sicurezza del sito e prevenire abusi. Base giuridica: legittimo interesse dell’Associazione (art. 6.1.f GDPR).

Tutela dei diritti e richieste delle Autorità. Trattiamo i dati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o amministrativa, e per rispondere a richieste delle Autorità. Base giuridica: legittimo interesse dell’Associazione (art. 6.1.f GDPR) e obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR).

5. Natura del conferimento

Candidature, partecipazione alle attività, adesione come socio o volontario, donazioni. Il conferimento dei dati è necessario. Senza di essi non è possibile valutare la candidatura, partecipare alle attività, aderire all’Associazione o ricevere la ricevuta della donazione.

Gruppi WhatsApp, pubblicazione delle immagini e newsletter. Il consenso è facoltativo. Il rifiuto non ha alcuna conseguenza sulla partecipazione alle attività.

Modulo di contatto. I dati contrassegnati come obbligatori sono necessari per rispondere alla tua richiesta.

6. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti elettronici e, se necessario, su supporto cartaceo, solo da persone autorizzate. Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a proteggerli da perdita, uso illecito e accesso non autorizzato.

Non vengono prese decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, profilazione compresa.

7. Tempi di conservazione

Richieste di contatto. Le richieste che non danno luogo a candidature o adesioni sono conservate per 12 mesi dalla ricezione.

Candidature e video delle audizioni. Sono conservati fino alla conclusione della selezione. In caso di esito negativo vengono cancellati entro 6 mesi dalla conclusione. In caso di esito positivo sono conservati per la durata della partecipazione alle attività.

Dati dei partecipanti alle attività. Sono conservati per la durata della partecipazione e per i successivi 2 anni, per l’organizzazione di attività future e la gestione di eventuali contestazioni.

Dati dei soci e dei volontari. Sono conservati per la durata del rapporto e, dopo la sua cessazione, per il tempo previsto dalla normativa sul Terzo Settore e dagli obblighi civilistici, comunque non oltre 10 anni.

Donazioni. I dati sono conservati per 10 anni, per gli obblighi fiscali e civilistici (art. 2220 c.c.).

Foto e video pubblicati. Restano pubblicati finché documentano l’attività dell’Associazione, salvo revoca del consenso o richiesta di rimozione.

Newsletter. I dati sono conservati fino alla disiscrizione o alla revoca del consenso.

Log del server. Sono conservati per 30 giorni, salvo necessità di accertare reati informatici.

In caso di contenzioso, i dati possono essere conservati per il tempo necessario alla sua definizione.

8. Destinatari dei dati

I dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:

  • fornitori di servizi tecnici che agiscono come responsabili del trattamento (art. 28 GDPR): hosting e manutenzione del sito, posta elettronica (Google), piattaforma di invio della newsletter basata su Amazon Web Services;
  • WhatsApp (Meta), per i gruppi di organizzazione delle attività e per la ricezione di video delle audizioni; WeTransfer ed email, per la ricezione dei video;
  • Stripe, per la gestione delle donazioni;
  • compagnia assicurativa, per la copertura dei volontari;
  • professionisti incaricati della consulenza fiscale e contabile;
  • Autorità pubbliche, per gli obblighi di legge.

Per alcuni trattamenti, come la prevenzione delle frodi e gli obblighi antiriciclaggio, Stripe agisce come titolare autonomo, secondo la propria informativa privacy.

Le foto e i video pubblicati sui social network sono visibili al pubblico e sono trattati anche dai gestori delle piattaforme secondo le loro informative. Al di fuori di questa pubblicazione, i dati non sono diffusi.

9. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

Alcuni fornitori (Google, Meta, Stripe e Amazon Web Services) appartengono a gruppi con sede negli Stati Uniti. I dati possono quindi essere trasferiti o resi accessibili fuori dall’UE.

Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa all’EU-U.S. Data Privacy Framework, a cui i fornitori aderiscono, e delle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione (artt. 45 e 46 GDPR).

10. I tuoi diritti

In qualsiasi momento puoi esercitare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR:

  • accesso ai tuoi dati;
  • rettifica;
  • cancellazione;
  • limitazione del trattamento;
  • portabilità;
  • opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse, compresa la pubblicazione di immagini del pubblico.

Puoi revocare in qualsiasi momento il consenso dato, per esempio per i gruppi WhatsApp, la newsletter o la pubblicazione delle immagini. Per la newsletter puoi usare anche il link di disiscrizione presente in ogni email. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima.

Per esercitare questi diritti scrivi a officinafilarmonica @ gmail.com.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

11. Modifiche

Questa informativa può essere aggiornata. La versione in vigore è sempre pubblicata a questo indirizzo: https://officinafilarmonica.it/privacy-policy, con l’indicazione della data dell’ultimo aggiornamento.